Dyrektywa 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych nałożyła na wszystkie kraje wspólnoty obowiązek odbioru faktur elektronicznych przez administrację publiczną. Do wytycznych z dyrektywy musiała dostosować się również Polska. Dlatego powstał system PEF. Jak działa?

Czym jest PEF?

PEF jest skrótem od nazwy Platforma Elektronicznego Fakturowania. Została stworzona i uruchomiona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Od 18 kwietnia 2019 roku zamawiający przy zamówieniach publicznych mają obowiązek odbierać od wykonawców tzw. strukturyzowane e-faktury dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro. Wprowadziła go ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
Od 1 kwietnia 2019 roku obowiązek posługiwania się systemem PEF i fakturami elektronicznymi przesyłanymi za jego pośrednictwem objął wszystkie zamówienia publiczne, a podmioty publiczne muszą przyjmować e-faktury tylko w przypadku postępowań, jakie zostały ogłoszone po dacie 18 kwietnia 2019 roku.

Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF jest dostępna dla przedsiębiorców i podmiotów administracji publicznej na stronie efaktura.gov.pl. PEF funkcjonuje w sieci Peppol, co pozwala na szybkie i bezpłatne połączenie z innymi dostawcami oraz urzędami znajdującymi się na terenie całej Unii Europejskiej.

Jak działa PEF?

W systemie PEF przesyłane są faktury elektroniczne dla zamówień publicznych, które mają ustalony format. Są to więc faktury ustrukturyzowane, które w przeciwieństwie do obrazu faktury, np. PDF, mogą być automatycznie przetwarzane przez systemu informatyczne, bez ingerencji człowieka.

Oprócz ustrukturyzowanych e-faktur na platformie PEF dostępne są i inne ustrukturyzowane dokumenty, takie jak:

• Faktury korygujące i noty księgowe,

• Zamówienie dostawy,

• Awizowanie dostawy,

• Potwierdzenie odbioru.

Udostępniono również usługę tzw. fakturowania specjalizowanego, która pozwala na umieszczenie bezpośrednio w treści dokumentu dodatkowych informacji, które wykraczają ponad standardy ustalone dla normy europejskiej w odniesieniu do faktur w zamówieniach publicznych.

Wykonawcy zamówień publicznych mogą za pomocą PEF wystawiać i wysyłać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Zamawiający z kolei muszą obowiązkowo odbierać od wykonawców ustrukturyzowane faktury, przesyłane za pośrednictwem tej platformy. Natomiast wszystkie pozostałe dokumenty dostępne na PEF mogą być wymieniane pomiędzy stronami na zasadzie dobrowolności.